オフィス内で新型コロナウイルス対策を進めるポイントは？【経団連ガイドラインでチェック】

近年、新型コロナウイルスの感染拡大によって、新たなオフィスルールやレイアウトが用いられるようになりました。もともと業務のデジタル化などが進んでいた業種は、速やかにニューノーマルな働き方へ移行できたものの、まだコロナ禍でのオフィス運用に悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。この記事では、経団連発表のガイドラインに基づき、オフィスで行うべきコロナ対策のポイントをまとめました。

近年、新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がリモートワークを導入しています。時差出勤や在宅勤務を取り入れた働き方が定着し、オフィスの利用率が低下したことから、事務所を解約する企業やフリーアドレスを導入する企業も増えているようです。
すでに業務のデジタル化を進めていたIT企業などは、スムーズにコロナ禍の働き方改革に対応可能かもしれません。しかし他方で、金融業や接客業、営業職など、業種や業態によっては完全なリモート移行が難しいものもあります。

このような企業は、「部分的に在宅勤務を取り入れる」「ソーシャルディスタンスを取りやすいレイアウトを導入する」など、新型コロナウイルス対策を行なった上で、引き続きオフィスを運用しなければなりません。
従業員全員が快適に業務を行うためには、オフィス設計や設備を見直すだけでなく、消毒や検温、換気に関する新たなルールを制定するなど、オフィスの使い方も改める必要もあるでしょう。ポストコロナ時代では、業種や業態の垣根をこえて、より多くの企業が時代に応じた安全性の高いオフィスを作ることが求められています。

BCPとは、「Business Continuity Plan」の頭文字を取ったもので、自然災害や火災、テロなどの緊急事態が発生した際、損害をなるべく抑えて事業を継続するための計画書のことです。特に日本は地震や津波などの自然災害が多く、その被害によって業務が行えなくなるリスクは十分に考えられます。
近年はほとんどの企業でこのBCPが制定されていますが、その内容や実効性などは時代とともに見直さなければなりません。新型コロナウイルスの感染拡大によって、新たなBCPを制定する企業も増えています。

新型コロナウイルスに対応するBCPの策定で求められるのは、「いかに事業を継続するか」ということです。自然災害などを想定する場合は、「いかに早く業務を復旧するか」に重点を置き、内容を検討することが多いでしょう。しかし、新型コロナウイルスは影響を被る期間を予想しづらいため、これまでとは違ったアプローチで内容を決めていく必要があります。
消費者の価値観やライフスタイルが大きく変化したことも考慮に入れて、改めて今後優先すべき業務を見極めていかなければなりません。必要に応じて、従業員の人数を減らしたり、休業の期間を設けたりと、事業を縮小しながら業務を継続することを視野に入れることも大切です。

経団連では、感染症拡大を抑えつつ安全に事業を行うために、「新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」を制定しています。ここでは、その内容に基づいてオフィスで行うべきコロナ対策のポイントをまとめました。

経団連は、「在宅勤務やサテライトオフィスでのテレワーク」「時差出勤」「ローテーション勤務」「変形労働時間制」「週休3日制」など、さまざまな勤務形態の検討を推奨しています。業務の性質上リモートワークが難しい業種でも、従業員たちの出勤タイミングを調整することで、オフィスの使用率を下げられるでしょう。
また、「リモートワークを実践可能な部署やチームには積極的に在宅勤務へ切り替えてもらい、それにより使わなくなった部屋を別業務で使用する」というケースも見られます。オフィス空間をより柔軟に使えるよう、このタイミングで個人デスクを廃止する企業も少なくありません。
また、通勤時の混雑を避けるために、公共交通機関ではなく自家用車や自転車などを使用して通勤してもらうのもよいでしょう。徹底した感染症対策を行うには、勤務形態やオフィスの使い方だけでなく、通勤時のルールを見直す必要性も考えられます。オフィスの縮小により移転を検討しているのであれば、駐車場のある事務所や車でアクセスしやすい場所を選ぶことも検討できます。


（参照元： https://www.keidanren.or.jp/policy/2021/036_guideline1.html　※ガイドライン③）

経団連ガイドラインでは、オフィス内で新型コロナウイルスの感染を拡大させないために、さまざまな具体的な対策を提示しています。
1つ目は、従業員の健康管理のために、出勤前の体温測定を行うことです。もし熱があった場合は各種休暇制度を利用し、勤務中に体調が悪くなった場合はすぐに自宅待機を促すことが望ましいでしょう。
2つ目は、パーテーションの設置やこまめな換気、湿度管理、消毒液の常備など、オフィス環境を整えることです。従来は島型レイアウトが主流だったものの、近年はなるべく対面で座席を配置しないように横並びや、座席の間隔を広く取り対角に配置するレイアウトなどを取り入れる企業が増えています。パーテーションが設置できない場合や対面の座席になる場合は、顔の正面から2mを目安に距離を保つことが推奨されています。


（参照元： https://www.keidanren.or.jp/policy/2021/036_guideline1.html　※ガイドライン②④）

感染症拡大を抑えるために、オフィスのルールを制定したとしても、それらがきちんと周知されていなければ意味がありません。従業員それぞれが感染予防対策の内容を理解し、きちんと実行できるように、注意喚起を徹底する必要があります。特に、消毒や換気のルール、休憩スペースの使い方など、担当者の目が届きにくい箇所は貼り紙など使用して注意を促すとよいでしょう。
また、従業員全員が安全にオフィスワークを行うには、感染予防対策の重要性を伝えることが大切です。オフィスの使い方はもちろんのこと、「人が密集する場所へ立ち入らない」「咳エチケットを徹底する」など日常生活の行動を見直す必要もあります。


（参照元： https://www.keidanren.or.jp/policy/2021/036_guideline1.html　※ガイドライン⑨）

飛沫感染などのリスクを最小限にするため、座席間の距離を取りやすいレイアウトに変更する企業が増えています。デスクの配置を変えるだけであれば、コストをかけずに簡単に行えるので、オフィス環境改善の第一歩としてもオススメの方法です。全員が同じ方向を向いて着席するスクール型や、壁に向かって横並びに配置するレイアウトなら、座席数を大幅に変えることなく配置を変更できるでしょう。
また、在宅勤務によってオフィスの利用率が減った企業は、フリーアドレス制の採用を検討できます。フリーアドレスとは、従業員に個人専用のデスクがなく、カフェや図書館のように座りたい席を選ぶスタイルを指します。空間を柔軟に活かし、個人作業からグループディスカッションなどさまざまな用途で使用できるようにするスタイルです。勤務形態の多様化によってオフィスの使い方に迷っている場合は、思い切って導入してみるのもよいでしょう。


（参照元： https://www.keidanren.or.jp/policy/2021/036_guideline1.html　※ガイドライン④）

フリーアドレス制などを実施してオフィスレイアウトを変更した場合、どうしても共有する物が多くなってしまう課題があります。座席だけでなく、「オフィス縮小に伴い共有のロッカーを設置した」「持ち歩かなくてよい紙資料が共有になった」など、企業によってさまざまな状況が見られることでしょう。
しかしそのような変化に伴い、消毒の意識が薄れてしまっては、感染対策の意義も失われてしまいます。消毒液の設置場所を増やしたり、共有スペースには必ず貼り紙をしたりと、改めて共有物の消毒に注意を促す必要もあるでしょう。

（参照： https://www.keidanren.or.jp/policy/2021/036_guideline1.html　※ガイドライン④⑤）

【オフィスレイアウトのアイデア】
・来客スペースや会議スペースを縮小・削減する
・フリーアドレス制の導入・テレワークの強化を行う
・検温装置や消毒設備、換気システムの増強

ポストコロナ時代で求められるのは、時代の変化に柔軟に対応できる、フレキシブルなオフィス空間です。従来のオフィス設計では、独立した会議室や来客スペースを設けるケースが多かったものの、来客の頻度が減ったことや、Web会議システムの導入が普及したことにより、これらを縮小・削減する企業が増えています。代わりに執務スペースと来客スペース、ミーティングスペース、休憩スペースなどを兼ねる大規模なオフィスカフェを設置するなど、この機会に大規模なオフィスリノベーションを実施する企業も多いようです。

Web会議や通話を行える静かな執務スペースがほしい場合は、個室型の集中スペースや、簡易型の防音ルームなど、すぐに設置できるオフィス家具もあります。これらを組み合わせることで、限られたスペースを活用して柔軟性の高いオフィスが作れるでしょう。
また、オフィスの利用者を減らし、ソーシャルディスタンスの取りやすい空間にするには、コロナ禍以前と同じ勤務形態を続けることは難しいかもしれません。「これまで紙で配布していた資料を電子化する」「オンラインで行える従業員の管理システムを導入する」など、業務のデジタル化を進めることで、テレワークを行いやすい環境を整えましょう。デジタル化は、オフィスの使用率を下げるだけでなく、業務の効率化や生産性アップにも効果があるため、感染症拡大防止以外にも、思わぬメリットが得られるかもしれません。

近年、新型コロナウイルスの影響によって、オフィスのあり方も大きく変化しました。リモートワークが普及し、在宅で仕事をする人も増えているものの、業種によっては完全リモートへの移行は難しい側面もあるようです。感染症対策を行いながら安全性の高いオフィスを作るには、ガイドラインを参考にしながら適切な環境を整える必要があります。勤務形態の変更ルールの周知、オフィスレイアウトの変更、設備の見直しなど、自社に合った方法を取り入れられるでしょう。
フリーアドレス制やオフィスカフェの導入などで、大幅なレイアウトの変更を検討する場合は、オフィスリノベーションの実績豊富な「カシワバラ・コーポレーション」にお気軽にご相談ください。