掲示板って見られてるの？ 有効活用術を考えよう！

マンションの掲示板は、理事会から住民に向けてお知らせなどを発信するのに便利な設備です。しかし、近年では掲示板を十分に活用していないマンションも増えているようです。

今回は理事会が意識するべき、有効な掲示板の活用について考えてみましょう。

スマホが普及しても掲示板が要らないわけではない

掲示板はマンションの住民に向けてお知らせをするために活用される設備です。

貼り出される掲示物の種類は、総会や防災訓練の開催日時といった理事会からのお知らせやゴミ出しルールの注意書き、夏祭りなどの自治会のイベント告知など様々です。重要な管理組合の行事やルール、イベント情報を住民に周知できるので、理事会としては積極的に活用していくべきでしょう。

しかし近年では、掲示板を確認する習慣が薄れており、それに応じて掲示板の活用に意欲をもたない理事会が増えているようです。このような状況になったのは、若年層を中心にスマホなどのデジタル機器で情報収集する文化が広まったため、アナログの掲示板を活用する習慣が減少したことが考えられます。現代では、活動に関する連絡にアプリなどを活用する管理組合が増えており、そのようなマンションでは掲示板の価値が薄れているのかもしれません。

それでも掲示板の存在が無意味であるとは言えません。マンションは世代の異なる住民が居住しており、中にはご高齢の方などデジタル機器の使用に明るくない世代の方もいます。アプリを上手に活用するのが困難な方にとって従来の方法で情報をキャッチできる掲示板は、依然として有用です。

また、アプリ上で連絡を見逃してしまった住民が、ふとしたタイミングで目についた掲示板で、情報を得るパターンも考えられるでしょう。住民が日々通る目につきやすい場所に情報が掲示されているのは、デジタルでは補えない有用性を持つのです。

掲示板を有効に活用するための3つのコツ

では、どのようにすれば掲示板を上手に活用できるのでしょうか？ここからは掲示板を見やすくするためのテクニックをご紹介していきます。

1.掲示物を多く貼りすぎない

掲示板に掲示物が多く貼り出されていれば、賑やかで「見てみようと」思う心理が働きやすいでしょう。一定数の掲示物があることで、掲示板に目が向きやすくなる場合もあります。

しかし、掲示板に所狭しとあまりにたくさんの掲示物が貼り出されていると、情報過多となって重要な情報が見落とされてしまう、という可能性に注意が必要です。

特に総会開催のお知らせなど重要な案内を貼り出すタイミングでは、ほかの掲示物に埋もれないように注意が必要です。そのため、管理組合にとって重要な情報を貼り出すタイミングではほかの掲示物を削減するといった工夫が求められるでしょう。

2.貼り出し方を工夫する

貼り出し方も掲示板の有効性の明暗を分ける重要な要素です。前述の通り、現代では掲示板にしっかりと目を向ける住民は減少しています。そのため、貼り出す位置の工夫も重要になるのです。

総会の開催など、住民にぜひ知ってもらいたい情報は掲示板の上段や中央に位置するように貼り出しましょう。これは人間の感覚として、重要性が高い情報として目につきやすい位置です。

3.掲示期間を決めておく

掲示物が多くなってしまう原因として、古い掲示物が多く残っている状況が考えられます。すでに開催期間が終わったイベント情報などは、できるだけ早急に掲示板から取り下げるべきです。そのため、掲示板を担当する理事会役員は、掲示スケジュールについての簡単なメモなどを作成して管理しましょう。

掲示期間を定めて管理し、期限切れの古い情報を積極的に取り下げておけば、常に最新の情報が閲覧できる有用な掲示板として、住民からの信頼を得られるでしょう。

無断の掲示物はアウト？

掲示板はマンション管理のための設備ですが、運用ルールを巡って悩む場面も少なくありません。時には理事会が意図しない告知チラシが貼り出されてしまう可能性にも注意をしましょう。

これは掲示板を自由な掲示スペースだと解釈した住民が、私的な告知チラシを貼り出すパターンや、時には企業が広告を無断掲載する場合もあるようです。

掲示板の活用については、各マンションの管理規約によってルールが決められます。基本的に掲示板に掲示したい場合は、まず理事会に許可を取らなければなりません。そのため、理事会が許可をしたかどうかが判断基準となります。許可さえ下りていれば、管理規約等で禁止されていない限り企業の広告を貼り出すのも問題はありません。つまり、ルール上は理事会がコントロールする立場にあるのです。

住民からの要望で掲示物を貼り出す場合は、掲示期間をいつまでにするか、期間終了後に掲示物を返却するか、といった後の対応についても事前に決めておきましょう。これは掲示期間が過ぎたものを、住民に確認を取らずに処分してトラブルに発展するような事態を避けるためです。

理事会で許可していないのに貼り出されている掲示物は、ルール上見つけ次第取り除いて問題ありません。ただし、トラブルを避けるためには、念のため貼り出した当事者を特定し、確認をするのが無難でしょう。

例えば住民が貼り出したであろうものについて掲示板から外したいものがある場合に、貼り出した当人が特定できるのであれば、本人に確認して本来は許可が必要である旨を説明したうえで掲示板から取り除く了承を得ましょう。

もし、どの住民が貼り出したのか判断できない場合は、貼り出された掲示物の上に貼り出す形で、必要な手順を踏んでいない点を指摘しましょう。それでも長期間貼り出されたままであれば、期限を区切って取り外すことの警告をしましょう。誰が貼り出したのか判別できない場合は、この方法が安全でしょう。

企業のチラシ等の場合は、掲示物から掲載元が特定できれば、掲載元に連絡をして事実関係を確認したうえで対応を検討しましょう。

今回は掲示板の活用について解説をしました。デジタル全盛の時代への移行を誰もが肌で感じられる現代ですが、まだまだアナログ掲示板の需要は消え去っていません。今後もデジタルとアナログを上手に使い分けるのが、理事会にとっての課題となっていくでしょう。

イラスト：大野文彰